Roteiro - Previdenciário/Trabalhista - 2010/4022
Introdução
Existem determinados documentos, oriundos da relação de trabalho, que devem ser conservados por um determinado espaço de tempo para fins de fiscalização do Ministério do Trabalho e/ou da Secretaria da Receita Federal (RFB), ou ainda, para eventual apresentação em caso de reclamatória trabalhista.
Neste Roteiro foram relacionados os principais documentos provenientes das relações de emprego e seus respectivos prazos de guarda.
I - Documentos trabalhistas
Os documentos trabalhistas, tais como: recibo de férias, demonstrativo de pagamento de salário, concessão de aviso prévio, comprovante de pagamento de participação de lucros e resultados (PLR), entre outros, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos contados da data do pagamento ao empregado ou 2 (dois) anos da rescisão do contrato de trabalho.
A observância destes prazos tem como escopo amparar o empregador em caso de reclamatória trabalhista ou fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Além disso, os prazos ora mencionados têm como fundamento o artigo 7º da Constituição Federal de 05 de outubro de 1988, que por sua vez, declara:
"São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:
(...)
XXIX - ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;
(...)"
Fundamentação: art. 7º da Constituição Federal de 1988.
I.1 - Trabalhadores menores
Para os trabalhadores menores não há prescrição. Neste sentido, prevê o art. 440 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):
"Contra os menores de 18 (dezoito) anos não corre nenhum prazo de prescrição."
Isto significa dizer que, o empregado menor poderá ingressar com reclamatória trabalhista, mesmo fora do prazo previsto no inciso XXIX art. 7º da Constituição Federal de 1988.
A regra da inaplicabilidade da prescrição, abrange também o trabalhador aprendiz com idade igual ou inferior a 18 anos.
Vale lembrar que, o aprendiz poderá ser contrato por empresa a partir dos 14 (quatorze) anos, conforme prevê o art. 428 da CLT.
Fundamentação: art. 7º da Constituição Federal; arts. 428 e 440 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
II - Documentos previdenciários
Inicialmente oart. 45 da Lei nº 8.212/1991 determinou que a Seguridade Social poderia apurar e constituir seus créditos no prazo de 10 (dez) anos contados:
a) do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído;
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuada.
Alguns anos depois, considerando a inconstitucionalidade da regra, o Supremo Tribunal Federal (STF) editou em 16.06.2008 a Súmula Vinculante nº 8, com a seguinte redação:
"São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei 1569/1977 e os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário"
Corroborando ao entendimento do STF, foi publicada a Lei Complementar nº 128 de 19.12.2008, que por sua vez, revogou expressamente os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991.
Sendo assim, o prazo para a Secretaria da Receita Federal (RFB) apurar e constituir seus créditos é de 5 (cinco) anos, conforme prevê o Código Tributário Nacional (CTN):
"Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
II - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado."
Fundamentação:art. 173 da Lei nº 5.172/1966; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; Súmula Vinculante do nº 8 do STF.
III - Documentos relacionados ao FGTS
Toda a documentação relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deverá permanecer guardada por período mínimo de 30 (trinta) anos.
Corroborando ao exposto, prevê o § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990:
"O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária.".
Isto significa afirmar que, a partir da data da obrigação perante o FGTS, a fiscalização poderá exigir do empregador, pelo prazo de até 30 (trinta) anos os depósitos devidos, sob pena de autuação.
Neste sentido, o Tribunal Superior do Trabalho editou a Súmula nº 362:
FGTS. PRESCRIÇÃO (nova redação) - Res. 121/2003, DJ 19, 20 e 21.11.2003
É trintenária a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento da contribuição para o FGTS, observado o prazo de 2 (dois) anos após o término do contrato de trabalho.
Importante frisar que existem posicionamentos sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5 (cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto, sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos. Todavia, preventivamente, orientamos que as empresas guardem os documentos relacionados ao FGTS, por prazo mínimo, de 30 anos.
Fundamentação: "caput" e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990; Súmula 362 do TST.
IV - Tabela
Segue tabela contendo o prazo de guarda dos principais documentos de uma relação trabalhista:
Os prazos declarados neste tópico consideram os aspectos trabalhistas e previdenciários da legislação.
Fundamentação: "caput" e inciso XXIX do art. 7º, "caput" e § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988; art. 1º da Lei 4.923/1965; art. 174 do CTN (Lei nº 5.172/1996); "caput" e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990; art. 225 do Decreto nº 3.048/1999; art. 1º da Portaria MTE nº 235/2003; subitem 4.12 da NR 4; subitem 7.4.5.1 da NR 7; subitem 5.40 da NR 5; subitem 9.3.8.2 da NR 9; art. 5º da Resolução do CODEFAT nº 393/2004; "caput" e inciso III e § 13 do art. 47 e art. 138 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.071 de 15.09.2010; art. 8º da Portaria MTE nº 2.590/2009; Súmula Vinculante nº 8 do STF.
V - Jurisprudências
"FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza não-tributária. Prescrição trintenária. Inaplicabilidade do CTN (artigos 173 e 174). As contribuições para o FGTS não são de índole tributária nem a tributo equiparáveis; derivam de relação laborai, como sucedâneo da estabilidade no emprego. A atividade fiscalizadora do Estado não o torna titular da contribuição, que não é receita pública. Em conseqüência, não se lhe aplica o prazo do artigo 174 do Código Tributário Nacional para prescrição, mas o de trinta anos (Lei nº 3.807, de 26.08.60, artigo 144, e Lei de Execuções Fiscais, artigo 2º, § 9º). Precedentes do Supremo Tribunal Federal (recurso extraordinário nº 100.249-2-SP - sessão do Pleno de 02 de dezembro de 1987)". (Acórdão, por maioria de votos, da 1ª Turma do STJ - Recurso Especial nº 10667-SP - 9100085804 -Rel. Min. Demócrito Reinaldo - DJU de11.11.91', pág. 16.133).
"Execução fiscal. Crédito relativo ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Natureza da contribuição. Decadência. Sendo de natureza tributária o depósito destinado ao FGTS, sujeita-se aos prazos de decadência e prescrição do Código Tributário Nacional. (...)." (Acórdão, por maioria de votos, da 2ª. Turma do STJ - Recurso Especial nº 461 - MG - 89.92057 - Rel. Min. Hélio Mosimann - DJU de 18.03.91, pág. 2.789).
"Execução fiscal - Contribuição previdenciária - natureza tributária - prescrição. As contribuições tributárias, inclusive do FGTS, têm natureza tributária, enquadradas na definição de tributo do artigo 174 do Código Tributário Nacional, que revogou o artigo 144 da Lei 3.807/60, porque ele cuida de prescrição da ação, cujo prazo tem início do lançamento definitivo. (...)." (Acórdão unânime da 1ª. Turma do STJ - Recurso Especial nº 19.555-0 - RJ - 92.0005188-0 - Rel. Min. Garcia Vieira -DJUde03.08.92.pag. 11.254).